Helyzetelemzés és fejlesztési javaslatok sportklubok számára
Ajánlás és módszertani összefoglaló
Ajánlás
A Tatabányai Sport Club bekerült aközé a húsz vidéki sportklub közé, amelyek kiemelt támogatást kapnak Magyarország Kormányától, a magas színvonalú szakmai munka fenntartására, a tehetségek kiválasztására és általában a versenysport tatabányai fejlesztésére. Ahhoz, hogy a velünk szemben támasztott elvárásoknak a jövőben is megfeleljünk, szükségesnek tartottam a szervezet jelenleg működő rendszerének áttekintését, erősségeinek és gyengeségeinek feltárását és a változtatás szükséges szervezeti irányainak rögzítését.
2021 tavaszán a 110 éves Tatabányai Sport Club akkor már tíz éve regnáló elnökeként megbízást adtam a 4EL Szervezetfejlesztési és Oktatási Kft. vezető tanácsadójának, Salamon Hugónak egy helyzetelemző és szervezetfejlesztő program megtervezésére és megvalósítására. Elhatározásomat két momentum indokolta: a világjárvány okozta kényszerű változások, azok - a klub életére gyakorolt - hatása, valamint a közeli jövő kihívást jelentő feladatai.
Mindkét tényező szükségessé tette az akkori működési és szervezeti gyakorlatunk áttekintését, a változtatások kívánt irányainak megfogalmazását, egy új stratégia kidolgozásának megalapozását. A helyzetelemzés ennek a munkának mérföldköve lett, s a róla készült dokumentum a tapasztalatok és a javaslatok összefoglalásának rendszerezett gyűjteményeként a szervezetátalakítás alapdokumentuma.
Ahhoz, hogy változtassunk, megfogalmazzuk, merre szeretnénk menni, szükséges látnunk azt, hogy hol tartunk most. Ebben segített ez a helyzetelemzés, ahogy abban is, hogy a "külső szem" éleslátásával felvázolta azokat a szervezeti irányokat és korrekciókat, amelyekre jövőbeli stratégiánkat építhetjük.
Salamon Hugót, s az általa végzett és irányított munkát mindezek mellett azért is ajánlom jó szívvel, mert volt lehetőségem nem csak szervezetfejlesztési tanácsadóként, de szervezeti vezetőként is megtapasztalni azt a kompromisszumok nélküli professzionalitást, amely jellemzi őt.
Szervezeti tapasztalatai megfelelő alapot jelentenek azon fejlesztési javaslatoknak, amelyeket a Tatabányai Sport Club elnökeként vártam, elvártam.
Sámuel Botond
ügyvezető elnök
Tatabányai Sport Club
Egy Megbízó sportklub szervezeti helyzetképe, megállapítások, következtetések, szervezetfejlesztési javaslatok
Bevezetés
A XXI. századi szervezetek életképességének megtartásában és hatékonyságának növelésében támogatást nyújthatnak a tervszerű szervezetfejlesztési beavatkozások és akciók, különösen akkor, ha egy szervezetnek:
- működési nehézségei adódnak
- új kihívásokkal kell szembesülnie
(pl. gazdasági válság, digitális élet, home office) - csökken a hatékonysága, eredményessége
- tervezett vagy kényszerű változás előtt áll
- gondjai adódnak az információáramlással
- homályosak a munkatársak felelősségi- és hatáskörei
- csökken a belső kohézió.
Szakmai meggyőződésünk szerint a szervezetfejlesztési beavatkozások többségét átfogó helyzetelemzést követően érdemes megtervezni és megvalósítani. Valós adatok birtokában, a kiinduló helyzet ismeretében lehet a kitűzött célokat véglegesíteni, a szükséges fejlesztéseket megtervezni.
A helyzetelemzés céljai
Az összetett, s minden szempontból eredményorientált szervezetek, a sportklubok számára sosem volt fontosabb és időszerűbb a szervezeti diagnózis készítése, mint most. A gazdasági válság és a recesszió negatív hatásai és szervezeti következményei a sportklubokat is elérhetik. Ezek mértéke változó, ahogy a szükséges szervezeti beavatkozások köre is.
A 4EL Kft. által végzett szervezeti helyzetfelmérés és -elemzés -, amely minden esetben a Megbízó sportklub kiválasztott kulcsemberei részvételével és közreműködésével valósul meg - nem kizárólag a jelenlegi hatások (pl. gazdasági válság) következményeire, hanem a sportklub egészének működésére, a jövő lehetséges szervezeti irányainak kereteire és a működés módjára vonatkozik.
A diagnózis céljai a szervezet kemény és puha területei aktuális helyzetének áttekintése, különös tekintettel
- a szervezeti működés tapasztalataira,
- a működő és a vágyott szervezeti kultúra irányaira,
- a munkatársak és vezetők kapcsolatára,
- a vezetők működésének megítélésére,
- a szervezeti légkörre,
- a rendkívüli helyzetek (pl. gazdasági válság, recesszió) szervezeti működésre gyakorolt hatásaira,
- belső és külső megítélésére.
A működési problémák forrásait alapos
és átfogó szervezeti diagnosztikával lehet feltárni. Ennek birtokában érdemes a
következő szintre lépni: változtatási akciótervet készíteni a rossz gyakorlatok
és beidegződések megváltoztatására.
A helyzetkép nemcsak a változásokra, de a jól működő területekre is rávilágít, megmutatja
mindazt, ami a szervezetben sikeres, eredményes, amelyre építeni lehet, s
amelyeket megőrizni szükséges.
A Megbízó sportklub szervezeti helyzetelemzésének elvárt eredménye
A megfelelő döntések meghozatalához a menedzsmentnek, a munkaszervezetnek nem elegendő csupán a szaktudásra, a szervezeti tapasztalatra vagy az intuícióra támaszkodnia. Tényeken és számszerűsíthető adatokon alapuló bizonyítékra van szüksége. Megalapozottan csak ennek meglétével jelölhetők ki a változtatást igénylő területek, így biztosítható, hogy az adott sportklub célirányos, idő- és költséghatékony fejlesztéseket fogalmazzon meg.
A felmérés eredményeként elkészül a sportklub
szervezeti diagnózisa, s az arra épülő, a szervezetfejlesztésre vonatkozó
tanácsadói összefoglaló tanulmány.
Az összefoglaló a szükséges változtatásokhoz erős és indokolt alapot
szolgáltat.
A szervezeti helyzetelemzés lehetséges területei
- Személyes és szervezeti jövőkép
- Elkötelezettség
- Minőségi munkavégzés
- A sportklub megtartóképessége
- Munkahelyi környezet
- Leterheltség
- Erősségek-gyengeségek
- Vezetők működése, elfogadottsága
- Szervezeti
struktúra
(feladatkörök tisztázottsága) - Szervezeti
kultúra
(együttműködés, belső kapcsolatrendszer) - Pozitív és negatív szervezeti tapasztalatok
- Információáramlás - Belső kommunikáció
- Visszacsatolás
- Munkahelyi légkör
- Belső viszonyok, összhang
- Konfliktusok
- Kívánatos fejlesztési irányok
- Külső és belső presztízs
- Szervezeti légkör
- Rendkívüli helyzetek (pl. gazdasági válság, recesszió) hatásai a szervezet belső működésére
A helyzetelemzés módszertana
A helyzetelemzés egyik módja a kérdőíves felmérés, amelyet a szervezet tagjai többségében anonim módon, a munkavállalói állománycsoport megjelölésével töltenek ki. Az anonimitás lehetőséget biztosít - a nyomás és a függelmi viszonyok terhe nélküli - őszinte véleménynyilvánításra. A kérdőíves felmérés mellett szól az is, hogy gyors eredményt hoz: a menedzsment rövid idő alatt megtudhatja, melyek azok a területek a szervezetben, amelyek a problémák forrását jelenthetik, és beavatkozást igényelnek.
Az átfogó szervezeti diagnózist az adott sportklub igényeire szabva tervezzük és végezzük el. Ezt minden esetben a vezetőkkel és kulcsemberekkel való egyeztetés (elvárásinterjú) segítségével tesszük meg.
A kérdőív főbb jellemzői
A kérdőív terjedelme: legalább 40, maximum 60 kérdés.
A kérdőív változatainak
elfogadását a Megbízó képviselője végzi.
A kérdések típusai:
- 10-es skálán értékelhető - a szervezeti működés korábban felsorolt területeire vonatkozó - megállapítások.
- Maximum két ún. feleletválasztós kérdés, amellyel egy-egy terület jellemzőit lehet leírni.
- Maximum 2-4 olyan kérdés, amely lehetőséged ad a szabadszavas válaszadásra. Ezeknél szükséges felhívni a kitöltők figyelmét arra, hogy törekedjenek a tömör megfogalmazásra.
A skálán a szélső értékeket minden esetben meg kell adni, a középértéket pedig azokban az esetekben, ha ez indokolt. De további értékek megadásával is lehet - és érdemes - a kitöltőknek iránymutatást adni, a pontosabb eredmény érdekében. Például az alábbi módon:
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000020-ba8f4ba8f5/sport1.jpg?ph=fecaea8e38)
A megkérdezettek köre
A szervezeti diagnózis akkor a leghatékonyabb, ha teljes körű, vagy reprezentatívnak mondható szervezeti adatfelvétel történik, szervezeti egységekre (állománycsoportokra) bontottan dokumentálva. A csoportbontást eseteként más rendező-elv szerint is érdemes megtenni (pl. az adott szervezetnél munkavállalóként eltöltött idő szerint).
A teljes körű, vagy reprezentatív adatfelvételt indokolja az is, hogy az egyéni nézőpontok összehasonlítása, összevetése az, ami rávilágít az összefüggésekre, s ezáltal átfogó képet ad.
Az adatfelvétel módját a sportklub és a tanácsadó szervezet a lehetőségek ismeretében egyezteti és véglegesíti.
A sportklub kérdőíves felmérését kiegészítő tanácsadói interjúk
A kérdőíves felmérés mellett a szervezet meghatározó vezetőivel és kulcsembereivel - akik egyben kitöltők is - személyes, strukturált interjú készítése javasolt. Az interjúk száma az adott sportklub vezetősége és a tanácsadó szervezet egyeztetése alapján kerül véglegesítésre.
A tanácsadói összefoglaló tanulmányhoz - a felmérés adatszerű információin túl - szükséges impulzus a személyes találkozások során elhangzottak. Lényegi következtetés lehet az is, hogy a kérdőívek összesített adatait az interjúk mennyire erősítik meg, vagy milyen mértékben mondanak annak ellent.
A kérdőívek feldolgozása
A kérdőívek adatait a szervezeti egységek (állománycsoportok) és egyéb rendező elv szerinti bontásban eredménytáblákban rögzítjük, s az ezekből vett adatok alapján létrehozunk egy összesített táblát. Ezen kívül hasznos lehet egy - a kérdés- és állománycsoportok véleményét összesítetten demonstráló táblát készíteni.
Általános ütemterv
I. szakasz | Adatfelvétel
- Kérdőív összeállítása, véglegesítése, kitöltése a kiválasztott körrel.
- Személyes interjú a kulcsemberekkel
II. szakasz | Adatfeldolgozó workshop
- Tematika összeállítása
- Megvalósítás
III. szakasz | Tanácsadó tanulmány
- Összefoglaló megállapítások és javaslatok megfogalmazása, prezentálása
Példa az állománycsoportok eredménytáblájára
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000022-b93d3b93d4/sport2.jpg?ph=fecaea8e38)
Példa az állomány- és kérdéscsoportok
szerinti összesítő eredménytáblára
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000024-7c6c17c6c3/sport3.jpg?ph=fecaea8e38)
A Megbízó sportklub
helyzetelemzése, a tanácsadói összefoglaló tanulmány szerkezete
A tanácsadói összefoglaló tanulmány, amely a kérdőíves felmérés eredményei és a személyes interjúk alapján készül, az adott sportklub jövőjét és a szervezetfejlesztés irányait tekintve kulcsdokumentumként szolgál.
A tanácsadói összefoglaló négy fő fejezetből áll:
· Tanácsadói összefoglaló
- A szervezeti diagnózis indoka, előzményei
- Az adatfelvétel részletei (időtartama; kitöltők, interjúalanyok köre, száma)
- Ütemterv és a lezajlott tanácsadói akciók
· Összefoglaló megállapítások
- A sportklub egészére - vagy egyéb vizsgált területére - vonatkozó átfogó kép megfogalmazása
· A sportklub működésére és szervezetfejlesztésére vonatkozó tanácsadói javaslatok
- Az összefoglaló megállapításokból következő javaslatok megfogalmazása
- Javasolt ütemterv, cselekvési terv
· Részletes elemzés kérdéscsoportonként
- Az egyes kérdéscsoportokra vonatkozó részletes megállapítások, s ahol ez külön indokolt, javaslatok megfogalmazása
A sportklub helyzetelemzésének eredménye
Az adott sportklub helyzetelemzése eredményeként a problémás területek és folyamatok felszínre kerülnek, ezáltal meghatározhatóvá válik, a szervezet-fejlesztés további folyamata és a beavatkozási területek köre. A következő lépés a cselekvési terv elkészítése, benne a prioritások és az intézkedési sorrend meghatározása.
Az eredmények kommunikálása
A
helyzetelemzés eredményét egy prezentáció keretében mutatjuk be a megbízó
sportklub vezetőinek, s a folyamatban résztvevő kiválasztott kulcsembereknek.
A prezentáció keretében áttekintést adunk a legfontosabb megállapításokról,
összefoglaljuk a továbblépés javaslatait.
A sportklub szervezetfejlesztési folyamatának vége: visszamérés (opcionális)
A szervezetfejlesztés lépéseinek
megtétele után célszerű - általában ugyanabban a körben, ugyanazon kérdőív
alkalmazásával - visszamérést készíteni.
Ez megmutatja, mennyire volt sikeres, milyen mértékben hatott pozitívan a sportklub
működésére - s az ott dolgozók elégedettségére - a fejlesztési folyamat,
maradtak-e korrekciót igénylő területek.
Néhány fiktív
- sportklubspecifikus - grafikon
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000026-9929799298/sport4.jpg?ph=fecaea8e38)
Skála: 1 Nem sikerült, sokan kedveszegettek lettek | 10 Fenntartottuk az érdeklődést
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000028-5c90c5c90e/sport5.jpg?ph=fecaea8e38)
Skála:
1 Nem foglalkoztat ez a kérdés | 5 Elsősorban a saját területem foglalkoztat |
10 Nagyon
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000030-19bd919bda/sport6.jpg?ph=fecaea8e38)
Skála:
1 A korábban kialakított rendszer nem megfelelő
5 Elfogadható a működés, de
változás szükséges | 10 Megfelelő a működés, nincs szükség változásra
![](https://fecaea8e38.clvaw-cdnwnd.com/716f5639e0df0edaa97bcdd7b86db639/200000034-5e9df5e9e1/grafikon-uj.jpg?ph=fecaea8e38)
Ha az ismeretőben írtak számot tartanak az Ön érdeklődésére, további részletekért, szervezetspecifikus ajánlatért keressen bennünket!
4EL Szervezetfejlesztési
és Oktatási Kft.
2800 Tatabánya, Réti utca 18.
SALAMON HUGÓ
vezető tanácsadó, ügyvezető partner
+36 30 997 5267
www.negyelkft.hu
negyelkft@t-online.hu