Ajánlás

A Tatabányai Sport Club bekerült aközé a húsz vidéki sportklub közé, amelyek kiemelt támogatást kapnak Magyarország Kormányától, a magas színvonalú szakmai munka fenntartására, a tehetségek kiválasztására és általában a versenysport tatabányai fejlesztésére. Ahhoz, hogy a velünk szemben támasztott elvárásoknak a jövőben is megfeleljünk, szükségesnek tartottam a szervezet jelenleg működő rendszerének áttekintését, erősségeinek és gyengeségeinek feltárását és a változtatás szükséges szervezeti irányainak rögzítését.

2021 tavaszán a 110 éves Tatabányai Sport Club akkor már tíz éve regnáló elnökeként megbízást adtam a 4EL Szervezetfejlesztési és Oktatási Kft. vezető tanácsadójának, Salamon Hugónak egy helyzetelemző és szervezetfejlesztő program megtervezésére és megvalósítására. Elhatározásomat két momentum indokolta: a világjárvány okozta kényszerű változások, azok - a klub életére gyakorolt - hatása, valamint a közeli jövő kihívást jelentő feladatai.

Mindkét tényező szükségessé tette az akkori működési és szervezeti gyakorlatunk áttekintését, a változtatások kívánt irányainak megfogalmazását, egy új stratégia kidolgozásának megalapozását. A helyzetelemzés ennek a munkának mérföldköve lett, s a róla készült dokumentum a tapasztalatok és a javaslatok összefoglalásának rendszerezett gyűjteményeként a szervezetátalakítás alapdokumentuma.

Ahhoz, hogy változtassunk, megfogalmazzuk, merre szeretnénk menni, szükséges látnunk azt, hogy hol tartunk most. Ebben segített ez a helyzetelemzés, ahogy abban is, hogy a "külső szem" éleslátásával felvázolta azokat a szervezeti irányokat és korrekciókat, amelyekre jövőbeli stratégiánkat építhetjük.

Salamon Hugót, s az általa végzett és irányított munkát mindezek mellett azért is ajánlom jó szívvel, mert volt lehetőségem nem csak szervezetfejlesztési tanácsadóként, de szervezeti vezetőként is megtapasztalni azt a kompromisszumok nélküli professzionalitást, amely jellemzi őt.

Szervezeti tapasztalatai megfelelő alapot jelentenek azon fejlesztési javaslatoknak, amelyeket a Tatabányai Sport Club elnökeként vártam, elvártam.

Sámuel Botond
ügyvezető elnök
Tatabányai Sport Club

Egy Megbízó sportklub szervezeti helyzetképe, megállapítások, következtetések, szervezetfejlesztési javaslatok

Bevezetés

A XXI. századi szervezetek életképességének megtartásában és hatékonyságának növelésében támogatást nyújthatnak a tervszerű szervezetfejlesztési beavatkozások és akciók, különösen akkor, ha egy szervezetnek:

• működési nehézségei adódnak
• új kihívásokkal kell szembesülnie
  (pl. gazdasági válság, digitális élet, home office)
• csökken a hatékonysága, eredményessége
• tervezett vagy kényszerű változás előtt áll
• gondjai adódnak az információáramlással
• homályosak a munkatársak felelősségi- és hatáskörei
• csökken a belső kohézió.

Szakmai meggyőződésünk szerint a szervezetfejlesztési beavatkozások többségét átfogó helyzetelemzést követően érdemes megtervezni és megvalósítani. Valós adatok birtokában, a kiinduló helyzet ismeretében lehet a kitűzött célokat véglegesíteni, a szükséges fejlesztéseket megtervezni.

A helyzetelemzés céljai

Az összetett, s minden szempontból eredményorientált szervezetek, a sportklubok számára sosem volt fontosabb és időszerűbb a szervezeti diagnózis készítése, mint most. A gazdasági válság és a recesszió negatív hatásai és szervezeti következményei a sportklubokat is elérhetik. Ezek mértéke változó, ahogy a szükséges szervezeti beavatkozások köre is.

A 4EL Kft. által végzett szervezeti helyzetfelmérés és -elemzés -, amely minden esetben a Megbízó sportklub kiválasztott kulcsemberei részvételével és közreműködésével valósul meg - nem kizárólag a jelenlegi hatások (pl. gazdasági válság) következményeire, hanem a sportklub egészének működésére, a jövő lehetséges szervezeti irányainak kereteire és a működés módjára vonatkozik.

A diagnózis céljai a szervezet kemény és puha területei aktuális helyzetének áttekintése, különös tekintettel

• a szervezeti működés tapasztalataira,
• a működő és a vágyott szervezeti kultúra irányaira,
• a munkatársak és vezetők kapcsolatára,
• a vezetők működésének megítélésére,
• a szervezeti légkörre,
• a rendkívüli helyzetek (pl. gazdasági válság, recesszió) szervezeti működésre gyakorolt hatásaira,
• belső és külső megítélésére.

A működési problémák forrásait alapos és átfogó szervezeti diagnosztikával lehet feltárni. Ennek birtokában érdemes a következő szintre lépni: változtatási akciótervet készíteni a rossz gyakorlatok és beidegződések megváltoztatására.
A helyzetkép nemcsak a változásokra, de a jól működő területekre is rávilágít, megmutatja mindazt, ami a szervezetben sikeres, eredményes, amelyre építeni lehet, s amelyeket megőrizni szükséges.

A Megbízó sportklub szervezeti helyzetelemzésének elvárt eredménye

A megfelelő döntések meghozatalához a menedzsmentnek, a munkaszervezetnek nem elegendő csupán a szaktudásra, a szervezeti tapasztalatra vagy az intuícióra támaszkodnia. Tényeken és számszerűsíthető adatokon alapuló bizonyítékra van szüksége. Megalapozottan csak ennek meglétével jelölhetők ki a változtatást igénylő területek, így biztosítható, hogy az adott sportklub célirányos, idő- és költséghatékony fejlesztéseket fogalmazzon meg.

A felmérés eredményeként elkészül a sportklub szervezeti diagnózisa, s az arra épülő, a szervezetfejlesztésre vonatkozó tanácsadói összefoglaló tanulmány.
Az összefoglaló a szükséges változtatásokhoz erős és indokolt alapot szolgáltat.

A szervezeti helyzetelemzés lehetséges területei

• Személyes és szervezeti jövőkép
• Elkötelezettség
• Minőségi munkavégzés
• A sportklub megtartóképessége
• Munkahelyi környezet
• Leterheltség
• Erősségek-gyengeségek
• Vezetők működése, elfogadottsága
• Szervezeti struktúra
  (feladatkörök tisztázottsága)
• Szervezeti kultúra
  (együttműködés, belső kapcsolatrendszer)
• Pozitív és negatív szervezeti tapasztalatok
• Információáramlás - Belső kommunikáció
• Visszacsatolás
• Munkahelyi légkör
• Belső viszonyok, összhang
• Konfliktusok
• Kívánatos fejlesztési irányok
• Külső és belső presztízs
• Szervezeti légkör
• Rendkívüli helyzetek (pl. gazdasági válság, recesszió) hatásai a szervezet belső működésére

A helyzetelemzés módszertana

A helyzetelemzés egyik módja a kérdőíves felmérés, amelyet a szervezet tagjai többségében anonim módon, a munkavállalói állománycsoport megjelölésével töltenek ki. Az anonimitás lehetőséget biztosít - a nyomás és a függelmi viszonyok terhe nélküli - őszinte véleménynyilvánításra. A kérdőíves felmérés mellett szól az is, hogy gyors eredményt hoz: a menedzsment rövid idő alatt megtudhatja, melyek azok a területek a szervezetben, amelyek a problémák forrását jelenthetik, és beavatkozást igényelnek.

Az átfogó szervezeti diagnózist az adott sportklub igényeire szabva tervezzük és végezzük el. Ezt minden esetben a vezetőkkel és kulcsemberekkel való egyeztetés (elvárásinterjú) segítségével tesszük meg.

A kérdőív főbb jellemzői

A kérdőív terjedelme: legalább 40, maximum 60 kérdés.

A kérdőív változatainak elfogadását a Megbízó képviselője végzi.
A kérdések típusai:

• 10-es skálán értékelhető - a szervezeti működés korábban felsorolt területeire vonatkozó - megállapítások.
• Maximum két ún. feleletválasztós kérdés, amellyel egy-egy terület jellemzőit lehet leírni.
• Maximum 2-4 olyan kérdés, amely lehetőséged ad a szabadszavas válaszadásra. Ezeknél szükséges felhívni a kitöltők figyelmét arra, hogy törekedjenek a tömör megfogalmazásra.

A skálán a szélső értékeket minden esetben meg kell adni, a középértéket pedig azokban az esetekben, ha ez indokolt. De további értékek megadásával is lehet - és érdemes - a kitöltőknek iránymutatást adni, a pontosabb eredmény érdekében. Például az alábbi módon:

A megkérdezettek köre

A szervezeti diagnózis akkor a leghatékonyabb, ha teljes körű, vagy reprezentatívnak mondható szervezeti adatfelvétel történik, szervezeti egységekre (állománycsoportokra) bontottan dokumentálva. A csoportbontást eseteként más rendező-elv szerint is érdemes megtenni (pl. az adott szervezetnél munkavállalóként eltöltött idő szerint).

A teljes körű, vagy reprezentatív adatfelvételt indokolja az is, hogy az egyéni nézőpontok összehasonlítása, összevetése az, ami rávilágít az összefüggésekre, s ezáltal átfogó képet ad.

Az adatfelvétel módját a sportklub és a tanácsadó szervezet a lehetőségek ismeretében egyezteti és véglegesíti.

A sportklub kérdőíves felmérését kiegészítő tanácsadói interjúk

A kérdőíves felmérés mellett a szervezet meghatározó vezetőivel és kulcsembereivel - akik egyben kitöltők is - személyes, strukturált interjú készítése javasolt. Az interjúk száma az adott sportklub vezetősége és a tanácsadó szervezet egyeztetése alapján kerül véglegesítésre.

A tanácsadói összefoglaló tanulmányhoz - a felmérés adatszerű információin túl - szükséges impulzus a személyes találkozások során elhangzottak. Lényegi következtetés lehet az is, hogy a kérdőívek összesített adatait az interjúk mennyire erősítik meg, vagy milyen mértékben mondanak annak ellent.

A kérdőívek feldolgozása

A kérdőívek adatait a szervezeti egységek (állománycsoportok) és egyéb rendező elv szerinti bontásban eredménytáblákban rögzítjük, s az ezekből vett adatok alapján létrehozunk egy összesített táblát. Ezen kívül hasznos lehet egy - a kérdés- és állománycsoportok véleményét összesítetten demonstráló táblát készíteni.

Általános ütemterv

I. szakasz | Adatfelvétel

• Kérdőív összeállítása, véglegesítése, kitöltése a kiválasztott körrel.
• Személyes interjú a kulcsemberekkel

II. szakasz | Adatfeldolgozó workshop

• Tematika összeállítása
• Megvalósítás

III. szakasz | Tanácsadó tanulmány

• Összefoglaló megállapítások és javaslatok megfogalmazása, prezentálása

Példa az állománycsoportok eredménytáblájára

Példa az állomány- és kérdéscsoportok szerinti összesítő eredménytáblára

A Megbízó sportklub helyzetelemzése, a tanácsadói összefoglaló tanulmány szerkezete

A tanácsadói összefoglaló tanulmány, amely a kérdőíves felmérés eredményei és a személyes interjúk alapján készül, az adott sportklub jövőjét és a szervezetfejlesztés irányait tekintve kulcsdokumentumként szolgál.

A tanácsadói összefoglaló négy fő fejezetből áll:

· Tanácsadói összefoglaló

• A szervezeti diagnózis indoka, előzményei
• Az adatfelvétel részletei (időtartama; kitöltők, interjúalanyok köre, száma)
• Ütemterv és a lezajlott tanácsadói akciók

· Összefoglaló megállapítások

• A sportklub egészére - vagy egyéb vizsgált területére - vonatkozó átfogó kép megfogalmazása

· A sportklub működésére és szervezetfejlesztésére vonatkozó tanácsadói javaslatok

• Az összefoglaló megállapításokból következő javaslatok megfogalmazása
• Javasolt ütemterv, cselekvési terv

· Részletes elemzés kérdéscsoportonként

• Az egyes kérdéscsoportokra vonatkozó részletes megállapítások, s ahol ez külön indokolt, javaslatok megfogalmazása

A sportklub helyzetelemzésének eredménye

Az adott sportklub helyzetelemzése eredményeként a problémás területek és folyamatok felszínre kerülnek, ezáltal meghatározhatóvá válik, a szervezet-fejlesztés további folyamata és a beavatkozási területek köre. A következő lépés a cselekvési terv elkészítése, benne a prioritások és az intézkedési sorrend meghatározása.

Az eredmények kommunikálása

A helyzetelemzés eredményét egy prezentáció keretében mutatjuk be a megbízó sportklub vezetőinek, s a folyamatban résztvevő kiválasztott kulcsembereknek.
A prezentáció keretében áttekintést adunk a legfontosabb megállapításokról, összefoglaljuk a továbblépés javaslatait.

A sportklub szervezetfejlesztési folyamatának vége: visszamérés (opcionális)

A szervezetfejlesztés lépéseinek megtétele után célszerű - általában ugyanabban a körben, ugyanazon kérdőív alkalmazásával - visszamérést készíteni.
Ez megmutatja, mennyire volt sikeres, milyen mértékben hatott pozitívan a sportklub működésére - s az ott dolgozók elégedettségére - a fejlesztési folyamat, maradtak-e korrekciót igénylő területek.

Néhány fiktív - sportklubspecifikus - grafikon

Skála: 1 Nem sikerült, sokan kedveszegettek lettek | 10 Fenntartottuk az érdeklődést

Skála: 1 Nem foglalkoztat ez a kérdés | 5 Elsősorban a saját területem foglalkoztat | 10 Nagyon

Skála: 1 A korábban kialakított rendszer nem megfelelő
5 Elfogadható a működés, de változás szükséges | 10 Megfelelő a működés, nincs szükség változásra

Ha az ismeretőben írtak számot tartanak az Ön érdeklődésére, további részletekért, szervezetspecifikus ajánlatért keressen bennünket! 

4EL Szervezetfejlesztési és Oktatási Kft.
2800 Tatabánya, Réti utca 18.

SALAMON HUGÓ
vezető tanácsadó, ügyvezető partner
+36 30 997 5267
www.negyelkft.hu
negyelkft@t-online.hu